نرم افزار حسابداری شرکت؛ صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌

نرم افزار حسابداری شرکت در دنیای کسب و کارها جایگاه ویژه‌ای دارد. شرکت‌ها برای مدیریت هزینه‌ها، درآمدها و میزان سود، نیازمند یک نظم و ثبت دقیق هستند. این نرم افزارها می‌توانند امور مالی شرکت‌ را همراه با ثبت جزییات کامل، مدیریت کنند.

اما چرا می‌گوییم صرفه جویی در زمان و هزینه؟ در گذشته، صاحبان مشاغل برای مدیریت داده‌ها و پرداختی‌های خود از روش حسابداری دستی استفاده می‌کردند. به مرور، حجم بالای معاملات و افزایش داده‌های مالی، امکان استفاده از این روش را از بین برد. بنابراین، نرم افزار حسابداری شرکت به عنوان یک ابزار هوشمند و دقیق، جایگزین حسابداری دستی شد.

اگر می‌خواهید بدانید چرا وجود نرم افزار حسابداری شرکت تا این اندازه ضروری است و در چه زمینه‌هایی قرار است کمک حال شما باشد، تا انتهای مقاله، همراه ما باشید.

حسابداری شرکت چیست؟

حسابداری، یکی از ستون‌های اصلی شرکت‌ است و نقش موثری در بقای آن دارد. در این روش، اطلاعات مالی مشاغل جمع، ثبت و تحلیل می‌شوند و در نهایت، آمار و ارقامی دقیق برای تصمیم‌گیری‌های آینده در اختیار مدیران قرار می‌گیرد.

حسابداری شرکت، خود به چند دستۀ مختلف تقسیم می‌شود:

حسابداری مالیاتی

این نوع حسابداری، مسئول تهیۀ اظهارنامه‌ها و رعایت قوانین مالیاتی است.

حسابداری مدیریتی

در حسابداری مدیریتی، اطلاعات مالی برای تصمیم‌ گیری‌های داخلی در اختیار مدیران قرار می گیرد.

حسابداری مالی

در این حسابداری، مسئولیت ثبت و گزارش اطلاعات مالی برعهده ذینفعان خارجی مانند سرمایه‌ گذاران است.

حسابداری هزینه

 تجزیه و تحلیل هزینه‌ها و کاهش آن‌ها توسط حسابداری هزینه انجام می‌شود.

انجام هر یک از این امور حسابداری به صورت دستی با مشکلات زیادی مانند زمان‌بر بودن، خطاهای انسانی، پیچیدگی قوانین مالیاتی، عدم هماهنگی داده‌ها و دشواری پیگیری موجودی‌ها رو به رو می‌شود. اما امروزه، نرم افزار حسابداری شرکت توانسته است تمامی این مشکلات را حل کند. در ادامه با این نرم افزارها و انواع مختلف آن آشنا خواهیم شد.

نرم افزار حسابداری شرکت چیست؟

نرم‌افزار حسابداری شرکت، برنامه‌ای برای مدیریت و ثبت تراکنش‌های مالی است و باعث می‌شود این امور، دقیق، سودمند و منظم سازماندهی شوند. در نتیجه، این نرم افزار به کسب و کارها کمک می‌کند تا بتوانند دربارۀ امور مالی خود، بهتر و راحت‌تر تصمیم‌ بگیرند.

چرا باید از نرم افزار حسابداری شرکت استفاده کنیم؟

ممکن است بارها و بارها این نکته به صاحبان مشاغل گوشزد شده باشد که باید از یک نرم افزار حسابداری استفاده کنند. موارد زیر مهم‌ترین دلایل استفاده از این نرم افزارها هستند:

• دقت بالا در ثبت و محاسبات مالی
• افزایش سرعت فرآیندهای حسابداری
•  ثبت تراکنش ها و ارائه گزارش‌ها به صورت خودکار
• مدیریت عملکردهای مالی مانند بدهی‌ها، نقدی‌ها، هزینه‌ها و درآمدها
• دسترسی سریع و آسان به اطلاعات از راه دور
• رعایت قوانین مالی و مالیاتی
• ارائه گزارش‌های دقیق مالی

به خاطر داشته باشید هر شرکت با توجه به نیازهای مختلفی که دارد، باید نرم افزار حسابداری مناسب خود را انتخاب کند.

انواع نرم افزار حسابداری شرکت

نرم افزارهای حسابداری شرکت بر اساس انواع نیازها طراحی و دسته بندی شده‌اند. این دسته بندی‌ها عبارتند از:

نرم افزار حسابداری شرکت پیمانکاری

نرم افزار حسابداری پیمانکاری به طور اختصاصی برای مدیریت درآمد و هزینه‌های شرکت‌ پیمانکاری طراحی شده است. در این نرم افزار، بخش‌های مرتبط با تولید و انبار مانند سایر نرم افزارها اهمیت ندارند و خرید و فروش کالا و خدمات هم متفاوت است. به همین خاطر، نرم افزار حسابداری شرکت پیمانکاری، گزارش‌های متنوعی برای پروژه‌ها و مدیریت مالی دارد.

نرم افزار حسابداری شرکت تولیدی

کارخانه‌ها، کارگاه‌‌ها و تولیدی‌هایی که در ایران مشغول به کار هستند، تنوع محصول بالایی دارند. به همین دلیل، نبود یک نرم افزار دقیق برای قیمت‌گذاری نهایی، می‌تواند این فرآیند را پیچیده‌ کند و مدیران را به دردسر بیندازد. در نتیجه، محاسبۀ دقیق قیمت تمام شدۀ کالا می‌تواند یک چالش بزرگ و مهم برای این مشاغل باشد.

از این رو، وجود نرم افزار حسابداری شرکت تولیدی با ارائه گزارش‌های جامع ثبت‌های تولیدی می‌تواند به مدیران کمک کند تا روند تولید را بهتر کنترل کنند.

ثبت های حسابداری شرکت تولیدی

ثبت های حسابداری شرکت تولیدی متفاوت هستند و بر اساس نوع هزینه‌ها دسته‌بندی می‌شوند؛‌ یعنی هزینه‌هایی مانند سود بازرگانی، بارگیری و حمل و نقل ثبتی مجزا دارند تا حسابرسی آن راحت‌تر انجام شود.

انواع ثبت‌های حسابداری تولیدی

• خریدهای اولیه مانند موجودی کالا و منابع مالی (بانک)
• صدور مواد اولیه به تولید مانند موجودی کالاهای اولیه، هزینه‌های غیر مستقیم و کالاهای در جریان ساخت
• پرداخت هزینۀ حقوق، دستمزد و بیمه مثل هزینه‌های حقوق، بیمه و مالیات، حقوق و بیمۀ پرداخت شده
• پرداخت هزینه‌های غیر‌مستقیم‌ یا سربار یعنی هزینه‌های مرتبط با تولید مثل هزینه‌های اداری، انرژی، نگهداری کالا و تمامی هزینه‌های غیر مستقیم دیگر در فرآیند تولید

حسابداری انبار در شرکتهای تولیدی

حسابداری انبار در شرکت‌های تولیدی، بسیار قابل اهمیت است. بنابراین، نتایح حاصل از کنترل موجودی مواد اولیه، کالاهای در جریان ساخت و محصولات نهایی آن مستقیماً بر قیمت نهایی، سودآوری و سلامت مالی شرکت تاثیر می‌گذارند.

حسابداری انبار، علاوه‌بر اینکه برای ثبت و نگهداری سوابق موجودی کالاها مورد استفاده قرار می‌گیرد، یک بستر اطلاعاتی برای مدیریت بهتر منابع و کاهش هزینه‌های تولید است.

حسابداری انبار در شرکتهای تولیدی شامل فرآیند زیر می‌شود:

• کنترل و ثبت ورود و خروج مواد اولیه از لحظۀ خرید تا فروش نهایی
• ثبت کالاهای در جریان ساخت
• ثبت کالای نهایی
• ارزش گذاری موجودی‌‌ها از اولین وارده اولین صادره (FIFO) تا آخرین وارده اولین صادره (LIFO)
• کنترل انبار و انبارگردانی

نرم افزار حسابداری شرکت بازرگانی

شرکت حسابداری بازرگانی، نقش واسطه دارد و کالایی تولید نمی‌کند. این شرکت‌ها کالاها را از تولیدکنندگان خارجی می‌خرند و در بازارهای داخلی می‌فروشند. بنابراین، فرآیند حسابداری آن‌ها کمی متفاوت از شرکت‌های دیگر است و به نرم افزاری با امکانات ویژه‌تر نیاز دارد.

نرم افزار حسابداری شرکت بازرگانی باید گزارش‌های متنوع مالی و انبار کالاها را در اختیار مدیران قرار دهد، بنابراین، مهم‌ترین بخش آن،  خرید و فروش یا بازرگانی است. اگر نگاه کلی به این نرم افزارها داشته باشید، متوجه خواهید شد که بیشترین تمرکز و توسعه در بخش بازرگانی آن است. در نتیجه، یک نرم افزار حسابداری بازرگانی استاندارد، ویژگی‌های زیر را باید داشته باشد:

• تهیۀ گزارش‌های مالی و تحلیل عملکردهای فروش
• نظارت بر موجودی انبار و گزارش فروش کالا
• مدیریت خرید و فروش کالا
• نظارت بر اعتبارات و پرداخت‌ها به تأمین‌کنندگان

نرم افزار حسابداری شرکت خدماتی

شرکت‌های خدماتی، کالایی تولید نمی‌کنند و عمده تمرکز آن‌ها بر ارائه خدمات است. بانک‌ها، هتل‌ها و آموزشگاه‌ها نمونه‌های بارز واحدهای خدماتی هستند. در واقع این شرکت‌ها باید گزارش‌های مختلفی از عملکرد مالی را در اختیار مدیران قرار دهند. به همین دلیل، نرم افزار حسابداری شرکت خدماتی ، طراحی متفاوتی نسبت به سایر نرم افزارهای دارد؛ یعنی بخش انبار و موجودی به خاطر نبود کالای فیزیکی حذف می‌شود.

نحوه حسابداری شرکتهای خدماتی

این شرکت‌ها در قبال خدمات خود، دستمزد دریافت می‌کنند. بنابراین، نرم افزار حسابداری شرکت خدماتی بر اساس تجزیه و تحلیل داده‌ها، گزارش‌هایی از مدیریت هزینه‌ها، درآمد، سود و زیان ارائه می‌دهد.

ثبت حسابداری شرکت خدماتی بر اساس مراحل زیر انجام می‌شود:

• جمع آوری اطلاعات مالی مانند فاکتورها، قراردادها و رسیدهای پرداخت یا دریافت
• مشخص کردن حساب‌های بدهکار و بستانکار با استفاده از تحلیل رویدادهای مالی
• دریافت تاییدیه از مدیران برای ثبت روادید مالی
• صدور سند حسابداری برای تشخیص بدهکار و بستانکار به ترتیب تاریخ وقوع
• ثبت اسناد مالی در دفتر روزنامه با رعایت تاریخ و تعیین حساب‌های بدهکار و بستانکار
• انتقال اطلاعات از دفتر روزنامه به حساب‌های مرتبط در دفتر کل
• انتقال مبالغ بدهکار و بستانکار از اسناد حسابداری به حساب‌های مرتبط در دفتر معین

نرم افزار حسابداری شرکت‌ توزیع و پخش

این شرکت‌ها به دلیل ویژگی‌های خاص خود، نیاز به سیستم حسابداری متفاوتی هم دارند. این کسب و کارها عموماً به دنبال خرید و فروش، حمل و نقل و مدیریت موجودی کالا هستند و باید تمامی روادید مالی آن دقیق و شفاف باشد.

یکی از مواردی که برای این شرکت‌ها بسیار اهمیت دارد، مدیریت حسابداری پورسانت است. بنابراین نرم افزار حسابداری شرکت آن باید از بخش‌هایی مثل حسابداری پورسانت ویزیتورها و مدیریت هزینه‌های پخش، پشتیبانی کند. وقتی محاسبۀ هزینه‌های شرکت و پورسانت ویزیتورها به درستی انجام شود، تصمیم‌‌گیری مدیر در پخش و توزیع کالا بهتر است.

نرم افزار حسابداری شرکت ساده

نرم افزار حسابداری شرکت ساده، به طور خاص برای شرکت‌های کوچک و متوسط طراحی شده است. این نرم افزار با ابزارهایی برای ثبت و مدیریت تراکنش‌های مالی، پیگیری موجودی‌ها، هزینه‌ها، وجوه دریافتی و پرداختی و تهیۀ گزارش‌های سادۀ مالی، نقش موثری در بهبود عملکرد مدیریت مالی کسب و کارها دارد.

ویژگی نرم افزار حسابداری شرکت ساده

• رابط کاربری آسان
• ثبت راحت درآمدها و هزینه‌ها
• گزارش‌ گیری ساده
• قیمت مناسب
• امنیت اطلاعات و امکان نسخه‌گیری پشتیبان از داده‌ها

نرم افزار حسابداری شرکت بین ‌المللی

نرم افزار حسابداری شرکت بین المللی، طراحی خاص و متفاوتی دارد. این نرم افزار باید بتواند تراکنش‌های مالی و حسابداری را در چند کشور و با چندین ارز، مدیریت کند. همچنین باید قابلیت آن را داشته باشد تا عملکردهای شرکت را دقیق و منظم گزارش دهد؛ زیرا شرکت‌های بین المللی با بازارهای مختلف رو به رو هستند. بنابراین، نیاز به استفاده از نرم افزار حسابداری شرکتی احساس می‌شود که قابلیت پیچیدگی‌هایی مانند قوانین مالیاتی متفاوت را داشته باشد.

ویژگی‌های نرم افزار حسابداری شرکت بین المللی

• پشتیبانی از چند ارز و زبان
• مدیریت تراکنش‌های مالی شعب بین المللی
• انجام امور مالیاتی با قوانین کشور مورد نظر
• امکان ادغام با سایر سیستم‌های مالی شرکت

مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری شرکت

استفاده از نرم افزار حسابداری شرکت ، مزایای زیادی دارد و باعث صرفه جویی در وقت و هزینه‌ها می‌شود. موارد زیر مهم‌ترین مزایای این نرم افزار محسوب می‌شوند:

• دقت بالا در ثبت و محاسبات مالی
• گزارش‌گیری دقیق و شفاف از عملکردهای مالی
• ثبت سوابق مشتریان و تامین کنندگان
• اتصال به سایر سیستم‌ها
• امکان دسترسی چند کاربر به طور همزمان
• محاسبۀ دقیق موارد مالیاتی
• کنترل بهتر و دقیق‌تر منابع مالی شرکت

کدام نرم افزار حسابداری شرکت را انتخاب کنیم؟

انتخاب یک نرم افزار حسابداری شرکت مناسب، اهمیت بالایی دارد. در بسیاری از موارد دیده شده است که برخی مشاغل کوچک، تحت تاثیر تبلیغات، با هزینه‌های گزاف، نرم افزاری را خریداری می‌کنند که عمدتاً بخش زیادی از آن بدون استفاده می‌ماند. گاهی نیز کسب و کارهای بزرگ برای آنکه هزینه‌های خود را کاهش دهند، به سراغ نرم افزارهایی می‌روند که در نهایت مجبور می‌شوند با هزینۀ بالاتر، سیستم مورد نیاز را جایگزین آن کنند.

بنابراین پیش از انتخاب نرم افزار حسابداری شرکت به نکات زیر توجه کنید:

• نوع شرکت
• حجم گردش‌های مالی
• نیاز به گزارش‌های مالی خاص
• نحوۀ دسترسی به سیستم (تحت وب یا دسکتاپ)
• بودجۀ مورد نیاز برای خرید نرم افزار
• پشتیبانی قوی و آموزش

جمع‌بندی

نرم افزار حسابداری شرکت ، ابزاری دقیق و هوشمند برای ثبت امور مالی است. استفاده از این نرم افزار با شفافیت امور مالی به تصمیم‌گیری دقیق‌تر و بهتر مدیران در این زمینه کمک می‌کند. همچنین خطاهای انسانی را در ثبت داده‌ها از بین می‌برد و باعث صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌ها صرفه‌ می‌شود. به خاطر داشته باشید که این نرم افزار زمانی می‌تواند کسب و کار شما را بهبود ببخشد که به درستی و بر اساس نیازهای شغلی شما انتخاب شود.